Binnen het Sociaal Domein heeft elke gemeente de verantwoordelijkheid over de drie domeinen Jeugdwet, Participatiewet en Wmo. Drie jaar na de transitie stoeien veel gemeenten nog met vraagstukken omtrent sturings- en verantwoordinginformatie. Data is een belangrijke katalysator om keuzes te maken in beleid en meer inzicht te krijgen in de dagelijkse praktijk. Voor de gemeente Lelystad heb ik het afgelopen jaar intensief gewerkt aan het leggen van een sterk en duurzaam fundament om sturing, op basis van kwantitatieve en kwalitatieve data, mogelijk te maken.

 

Betrouwbare sturings- en verantwoordingsinformatie

De decentralisatie heeft grote gevolgen gehad. Niet in de laatste plaats qua organisatorische aspecten zoals huisvesting, het aannemen en/of (her)plaatsen van personeel en het contracteren van zorgaanbieders. Gemeenten hebben de focus gehad op het tijdig en volwaardig openstellen van het loket voor haar klanten. Vraagstukken op het gebied van procesoptimalisatie, de inzet van ICT-oplossingen en op het vlak van informatievoorziening vormen de sluitpost van de intensieve periode 2015-2018.

 

“Wat we voorheen over de verschillend domeinen niet inzichtelijk hadden, hebben we met het project 3D ‘Sturings- en
verantwoordinginformatie Sociaal Domein’ binnen Lelystad samen met InnoviQ inzichtelijk gemaakt”
Henri van Ulsen - informatiemanager Sociaal Domein gemeente Lelystad

 

Tijdige, correcte en in de juiste vorm gepresenteerde sturings- en verantwoordingsinformatie is gezien de druk op de gemeentelijke begroting en gewenste ombuiging in lokale zorg echter van groot belang. Dat vond ook de gemeente Lelystad. Vandaar dat zij zich begin 2018 is gaan richten op het in kaart brengen van alle beschikbare data uit verschillende bronnen, het combineren van deze data in toegankelijke dashboards voor relevante medewerkers en het opdoen van kennis over Business Intelligence in techniek en toepassing.

 

Combinatie techniek en educatie
Het resultaat? Geïntegreerde dashboards op tactisch niveau over alle drie de werkvelden in het Sociaal Domein en een leereffect voor informatiemanagement, gegevens- en applicatiebeheer binnen de gemeente Lelystad. Zij kunnen vanuit het fundament zelf verder innoveren qua informatievoorziening en Business Intelligence (BI) in het Sociaal domein.

Na intern onderzoek uitgevoerd door informatiemanagement van gemeente Lelystad zijn de volgende aanbevelingen gedaan:

  • bouw een nieuw technisch fundament passend binnen de bestaande architectuur;
  • neem afscheid van bestaande voorzieningen en tooling;
  • realiseer een datawarehouse voor datagedreven sturing op operationeel, tactisch en strategisch niveau.
  • ontwikkel dashboards op tactische niveau over alle drie de domeinen met behulp van Cognos 11, ter vervanging van de huidige tooling.
  • structureer en standaardiseer een toekomstvast ontwikkelproces om tot waardevolle rapportages te komen;
  • schakel een ervaren BI projectleider in (Ronald Kubbe) om samen de klus te klaren en de gemeente zelf in de praktijk kennis en vaardigheden te laten opdoen.

 

Met alle aanbevelingen in gedachten is de gemeente het project ‘Sturings- en verantwoordinginformatie Sociaal Domein’ opgestart in samenwerking met Ronald Kubbe vanuit InnoviQ.

 

Grootste winst van het project
Voor de gemeente is met name het verzamelen en beschikbaar stellen van data uit diverse interne en externe bronnen, het leggen van een basis in de techniek en educatie van interne medewerkers de grootste winst. Er is een mooi resultaat bereikt door het werken in korte stappen via sprints. Een werkelijke omwenteling in onze traditionele aanpak.

 

'In teamverband hebben we vanuit verschillende invalshoeken naar een informatievraag gekeken. De business, informatiemanager, gegevensbeheerder en ontwikkelaar hebben de vraag geanalyseerd en vervolgens onderzocht vanuit welke bron(nen) relevante informatie aangeboden wordt. Uit deze bronnen is informatie in een dashboard gecombineerd om antwoord te geven op de vraag.”

'Wat we voorheen over de domeinen niet inzichtelijk hadden, hebben we met dit project in kaart gekregen. Dit maakt de weg vrij om inzicht te krijgen in nieuwe vraagstukken zoals multi-problematiek en de stapeling van domeinoverstijgende zorg- en dienstverlening binnen de gemeente.'

'Gegevensbeheer neemt hierbij een belangrijke positie in”; aldus Henri van Ulsen - informatiemanager Sociaal Domein gemeente Lelystad. “We hebben een mooie basis gelegd om het data gedreven werken verder in te bedden in onze organisatie.”

 

Realisatie van één waarheid
Een belangrijke stap in het traject was de realisatie van een informatielaag ten behoeve van het Sociaal Domein. Een Oracle datawarehouse is neergezet in combinatie met de ontwikkeling van direct bruikbare dashboards (totaal 11) en verdiepende rapporten in Cognos.

 

Het datawarehouse biedt de mogelijkheid om zowel interne (vanuit eigen bronnen) als externe gegevens samen te voegen. Meerdere doelen op het gebied van sturing, verantwoording en data gedreven beleidsvorming worden vanuit het datawarehouse bereikt.

 

Om een uniforme, consistente informatielijn (operationeel, tactisch, strategisch) te creëren in de organisatie is het datawarehouse opgebouwd vanuit de operationele detailgegevens ook wel de basis laag genoemd. Uit het datawarehouse worden ook de strategische- en operationele laag gevoed. Hiermee is volledig in de informatielijn gerealiseerd.

 

Dankzij deze aansluiting wordt voortaan de sturing-, verantwoordingsinformatie uit één centrale bron gehaald. Er bestaat nog maar één waarheid in de informatiepiramide van de organisatie.

 

Projectaanpak i-GRIP
Voor de uitvoering van dit project is het eigen i-GRIP model gehanteerd. Aan de hand van 5 stappen worden informatievoorziening projecten op cyclische wijze gerealiseerd. BI is immers geen eenmalige activiteit, maar een continu proces gericht op continu verbeteren van de informatievoorziening.

De kracht van de methode is dat i-GRIP:

  • zorgt voor een transparante en uniforme aanpak bestaande uit 5 elkaar opvolgende stappen. Iedere stap leidt tot een volledig afgerond deelresultaat dat richting geeft aan een vervolgstap. Hierbij is de samenhang tussen procesinrichting, applicatie inrichting en gewenste sturingsinformatie van groot belang;
  • uitgaat van het principe ‘Eerst denken, dan doen’, waardoor de realisatiefase snel en efficiënt doorlopen kan worden (aan de hand van een of meerdere sprints) en het resultaat vooraf helder is;
  • wordt toegespitst op de specifieke gemeentelijke situatie. In de uitvoering worden wensen van de gemeente, al aanwezige kennis en bestaande ICT voorzieningen / -tooling binnen de organisatie meegenomen;
  • gemeenten in staat stelt vanuit het BI fundament verder zelf te innoveren. Een belangrijk onderdeel van i-GRIP is de stap praktijkborging waarbij niet alleen de gerealiseerde oplossing wordt overgedragen maar ook de methodische aanpak wordt geborgd in de gemeentelijke organisatie.

 

En hoe nu verder?
De gerealiseerde oplossing is inmiddels overgedragen aan de bestaande (ICT) beheerorganisatie en de daarbinnen aanwezige rollen. Zij kunnen zelf aan de slag met de doorontwikkeling van het BI fundament in nauwe samenwerking met de business. Daarbij zijn zij tevens verantwoordelijk om sturing te geven op het inregelen van de nieuwe werkwijze. Een van de eerste stappen die de beheerorganisatie zal zetten, is het verder vormgeven van de operationele laag in de informatiepiramide. De informatievoorziening wordt verder opgebouwd in Cognos 11 en de migratie van Cognos 10 naar 11 verder geconcretiseerd. De basis voor data gedreven werken is hiermee gelegd en zal in 2019 door de gemeentelijke organisatie verder worden uitgebouwd.